Početnik Kako održavati, arhivirati i stvarati sigurnosne kopije podataka u programu Outlook 2013

Danas pokrivamo "dosadne" Outlookove stvari. Održavanje i sigurnost, kao i održavanje i zaštita podatkovne datoteke programa Outlook 2013 - puna svih važnih podataka - sigurnosnim kopiranjem i arhiviranjem.

Od sada, ako koristite Outlook za sastavljanje i slanje e-pošte, a uzeli ste i vremena za uvoz kontakata G-pošte u adresar ili činjenicu da čak koristite Outlook znači da imate mnogo podataka koje treba zaštititi.

Isto tako, vjerojatno ste potrošili puno vremena i rada na izradu kalendara, dodavanje zadataka i popisa zadataka, a možda čak i hrpu bilješki koje želite spremiti.

Sve se to svodi na to da barem povremeno napravite sigurnosnu kopiju svoje podatkovne datoteke, jer kao što svatko od nas može potvrditi, prilično je frustrirajuće i depresivno izgubiti sve svoje podatke i morati početi ispočetka.

Upravljačka ploča e-pošte

Za početak, pogledajmo kontrolnu ploču programa Mail u sustavu Windows.

Kao što slika prikazuje, imate pristup do tri ključna područja vašeg programa Outlook. Međutim, klikom na gumb "Računi e-pošte ..." ili "Datoteke ..." otvorit će se isti prozor na odgovarajućim karticama.

Na sljedećoj snimci zaslona vidimo karticu E-pošta koja će vam omogućiti poduzimanje radnji na računu e-pošte, kao što su popravak ili promjena. Također možete vidjeti gdje se podaci pohranjuju za svaki račun.

Ako želite izravno utjecati na te podatkovne datoteke, kliknite na karticu "Datoteke". Tu su neke zgodne stvari koje možete učiniti ovdje.

Na primjer, možete kliknuti gumb "Otvori lokaciju datoteke" da biste vidjeli gdje se nalaze vaše podatkovne datoteke. Ovo je zgodno, jer ćete htjeti znati gdje se nalaze u slučaju da ih ikada trebate skenirati i popraviti (o čemu se raspravlja u sljedećem odjeljku).

U prozoru Postavke računa možete koristiti još jednu sjajnu značajku. Ako su vaše podatkovne datoteke postale ogromne i zauzimaju mnogo prostora na disku (neki ljudi prikupljaju gigabajtove po gigabajtima stare e-pošte), možete ga sažeti.

Kliknite gumb "Postavke" na kartici Podatkovne datoteke, a zatim kliknite "Kompaktiraj sada" da biste smanjili veličinu datoteke podataka programa Outlook.

Kontrolna ploča za poštu pouzdan je način održavanja podatkovnih datoteka i profila, ali to nije jedini način, a aplikacija Outlook omogućit će vam i administraciju poštanskih sandučića. Pokazat ćemo vam ove kontrole odmah nakon što pokažemo kako popraviti vaše podatkovne datoteke.

Pokretanje PST alata za održavanje

Ako do sada niste primijetili, podaci programa Outlook pohranjuju se u .PST ili .OST datoteci, a većinu vremena to nije loše.

Nažalost, ponekad se vaši podaci oštete, što nije isto što i tvrdnja da je loš ili beznadno nadoknađen, samo trebate pokrenuti uključeni alat za popravak pretinca. Inbox alat za popravak ili "ScanPST" će skenirati i popraviti vaše osobne mape datoteku, provjeru valjanosti i ispravljanje bilo koje greške prilikom izrade sigurnosne kopije vaše korumpirane. PST ili. OST datoteke samo u slučaju da nešto pođe krivo tijekom oporavka \ t.

Alat ScanPST možete pronaći u mapi za instalaciju programa Outlook, obično C: Programske datoteke Microsoft Office Office15. Kada ga pronađete, dvokliknite uslužni program ScanPST da biste ga pokrenuli.

Prvo što trebate učiniti jest pregledati gdje se nalaze vaše .PST ili .OST datoteke. Na sljedećoj snimci zaslona vidjet ćete gdje se nalaze na našem računalu. Odabiremo jedan i kliknemo "Otvori".

Ako alat ScanPST pronađe pogreške, obavijestit će vas o tome i ponuditi popravak. Kliknite gumb s odgovarajućim naslovom da biste započeli s popravkom.

Kada završite, alat ScanPST će vas obavijestiti da je Outlookova datoteka uspješno popravljena.

Alat možete zatvoriti ili po potrebi ponoviti postupak na drugim podatkovnim datotekama.

Automatsko arhiviranje podataka

Razmotrimo neke važne informacije o tome kako najbolje arhivirati i izraditi sigurnosnu kopiju vaših podataka. Prva stvar o kojoj želimo razgovarati su opcije automatskog arhiviranja. Za početak kliknite karticu "Datoteka" na vrpci tako da vidite sljedeći zaslon.

Odmah imajte na umu da možete odabrati na koji račun želite sudjelovati (ako je primjenjivo) klikom na padajući izbornik iznad gumba Dodaj račun.

Kliknemo gumb “Alati za čišćenje”, a zatim iz opcija odaberemo “Čišćenje poštanskog sandučića”. Dolje su izbori koje ćete vidjeti. Sve je ovdje posvećeno uklanjanju masnoće iz Vaše mape pristigle pošte i arhiviranju starih poruka.

Klikom na gumb "AutoArhiv" znači da će Outlook autoarhirati sve mape pošte koje su konfigurirane kao takve. Da biste postavili autoarhivne opcije, kliknite desnom tipkom miša na mapu e-pošte i odaberite karticu "Automatsko arhiviranje".

Ovdje vidimo tipični prozor Mail Properties. Kartica AutoArchive (Automatsko arhiviranje) omogućit će vam da prilagodite kako je mapa autoarhivirana. Imajte na umu da na ovoj snimci zaslona mapa je konfigurirana za automatsko arhiviranje prema vlastitom rasporedu i radnjama.

Također možete dodijeliti mapu za automatsko arhiviranje prema Outlook-ovim općim zadanim postavkama autoarhivnosti. Ako mapu postavite na zadane postavke, a zatim kliknete "Zadane postavke arhive ...", vidjet ćete sljedeći dijalog (jer su "zadani", bez obzira na promjene koje postavite ovdje, primjenjivat će se na svaku mapu konfiguriranu za zadani autoarhiv).

Ne zaboravite, ove postavke možete pronaći i ako otvorite Opcije i kliknete na naslov "Napredno".

Prijeđimo sada na ručno arhiviranje vaših podataka.

Ručno arhiviranje podataka

Jednostavno, ako ne želite koristiti autoarhiv, ili želite sami olakšati postupak arhiviranja, vratite se na Alate za čišćenje na zaslonu Informacije o računu, a zatim kliknite i odaberite "Arhiva" da biste otvorili sljedeći dijalog.

Jednostavno, jednostavno želite odabrati mapu koju želite arhivirati, odabrati datum za arhivske stavke, a zatim odabrati mapu na koju želite spremiti arhivu. To je to, gotovi ste!

Izrada sigurnosne kopije i vraćanje datoteke podataka programa Outlook

Izrada sigurnosnih kopija vaših datoteka s podacima programa Outlook jednako je jednostavna kao i kopiranje .OST ili .PST datoteka na drugi tvrdi disk, oblak, palac ili neki drugi medij za pohranu. Sjećate se kako pronaći datoteke s podacima?

Otvorite upravljačku ploču Mail i kliknite gumb "Datoteke". Kliknite "Otvori lokaciju datoteke ..." i tada možete izraditi sigurnosnu kopiju svojih podatkovnih datoteka.

S druge strane, možete trajno premjestiti svoje podatkovne datoteke na lokaciju u oblaku, kao što je mapa OneDrive ili Dropbox, čime se osigurava tehnička sigurnosna kopija podataka iz programa Outlook.

Da biste vratili sigurnosnu kopiju podatkovne datoteke, vratimo se na karticu Datoteka i odaberite "Otvori datoteku podataka programa Outlook".

U sljedećem screenshotu, File Explorer automatski se otvara u naše arhive, ali očito možete pregledavati gdje god se nalaze vaše datoteke s podacima.

Odaberite željenu datoteku i kliknite "Otvori" kako biste mogli pristupiti podacima spremljenim u datoteci. Jednom obnovljena, moći ćete pregledavati i pregledavati stavke kao i inače.

Ako više ne trebate pristupiti sigurnosnoj kopiji podatkovne datoteke, možete samo desnom tipkom miša kliknuti na najvišu mapu i odabrati opciju zatvaranja.

Stvaranje sigurnosnih kopija i vraćanje podatkovnih datoteka u velikoj je mjeri ručna aktivnost, ali ako postavljate mape za automatsko arhiviranje često, a one se arhiviraju na lokaciju kao što je mapa u oblaku, tada imate malo sigurnosti.

Najbolji način da osigurate da ne izgubite bilo kakve podatke jest da redovito sigurnosno kopirate svoje podatkovne datoteke na veliko. Želite li dodati nešto? Javite nam u naš forum za raspravu. Kao i uvijek, radujemo se Vašim povratnim informacijama.