Vodič za brze korake u Microsoft Outlooku

Outlook uključuje značajku brzih koraka koja omogućuje primjenu više radnji na poruku jednim klikom. Outlook uključuje nekoliko zadanih brzih koraka, ali možete i sami izraditi (i izbrisati zadane, ako ih ne trebate). Ako redovito izvodite isti skup radnji, kreiranje brzog koraka i dodjeljivanje njega hotkey vam može uštedjeti mnogo vremena. Evo kako oni rade.

Zadani QuickSteps

Brze korake možete pronaći na kartici "Početna" u programu Outlook. Kada prvi put pokrenete, tamo ćete vidjeti zadane Brze korake. Možete kliknuti bilo koju od njih da biste primijenjene akcije primijenili na odabranu poruku.

Zadani brzi koraci uključuju:

1. Premjesti u?: Otvara prozor kako biste odabrali mapu u koju želite premjestiti poruku.
2. Upravitelju: Stvara proslijeđenu kopiju trenutno odabrane poruke s adresom vašeg upravitelja.
3. E-pošta tima: Stvara praznu poruku upućenu članovima vašeg tima. (Ako vašom e-poštom upravlja poslodavac, ovisno o tome kako su vaši administratori sustava Exchange konfigurirali vaš poštanski sandučić, Outlook možda već zna tko je vaš upravitelj i članovi tima. Ako ne, morat ćete ih popuniti prvi put brzi koraci.)
4. Gotovo: Označava poruku kao pročitanu i dovršenu, a zatim je šalje u određenu mapu. Kada prvi put upotrijebite ovu, morat ćete odrediti mapu, ali će od tada Outlook zapamtiti vaš izbor i poslati je u tu mapu svaki put kada koristite Brzi korak.
5. Ponovi i izbriši: Otvara odgovor na trenutno odabranu poruku, a zatim briše trenutno odabranu poruku nakon slanja odgovora.

Outlook prikazuje samo Brze korake koji su dostupni. Na primjer, ako nemate odabranu poruku, prikazuje se samo "E-pošta tima" Brzi korak, jer druge zadane postavke rade na postojećoj poruci.

Kako stvoriti brz korak

Da biste dodali novi Brzi korak, u okviru Brzi koraci kliknite opciju "Kreiraj novo".

Time se otvara novi prozor u kojem možete imenovati svoj brzi korak i odabrati radnje koje želite izvršiti.

Kada kliknete na padajući izbornik "Odaberite radnju", dobit ćete popis mogućih radnji, od kojih svaka može dati dodatne opcije za odabir.

Dodat ćemo dvije akcije: jednu za premještanje poruke u mapu i jednu za označavanje kao pročitanu.

Odaberite radnju "Premjesti u mapu" i odaberite mapu u koju želite premjestiti poruke.

Zatim kliknite "Dodaj radnju" da biste dodali drugu radnju.

Na padajućem izborniku odaberite "Označi kao pročitano".

Po želji, možete odabrati jednu od ugrađenih tipki prečaca i dodati tekst koji će se prikazati kada zadržite pokazivač miša iznad brzog koraka (kratak opis koji vas podsjeća na akcije koje je korisno za korake za brzi korak).

Kliknite "Finish", a novi Quick Step pojavit će se u okviru Quick Steps u programu Outlook. Ako se zadržite iznad Brzog koraka, vidjet ćete ključ za prečac koji ste odabrali i bilo koji tekst koji ste unijeli.

Sada samo trebate odabrati poruke i kliknuti novi QuickStep (ili pritisnuti kombinirani prečac) da biste primijenili njegove radnje.

Kako urediti ili izbrisati QuickStep

Ako želite urediti ili izbrisati Brzi korak, kliknite malu strelicu u donjem desnom kutu grupe Brzi koraci na vrpci.

Time se otvara prozor "Upravljanje brzim koracima".

Ovdje imate mogućnost uređivanja, dupliciranja (koji stvara točnu kopiju odabranog brzog koraka ako želite sličnu, ali s malom varijacijom) ili izbrišite Brzi korak.

Također možete promijeniti redoslijed pojavljivanja brzih koraka na vrpci ili stvoriti novi Brzi korak.

Konačno, tu je i opcija "Vrati na zadane postavke".

Ako odaberete opciju "Vrati na zadane postavke", brišete sve brze korake koje ste izradili i ponovno kreirate sve zadane brze korake koje ste možda izbrisali. Također uklanja sve promjene koje ste napravili na zadanim Brzim koracima. Budući da tu radnju ne možete poništiti, prikazat će vam se upozorenje. Kliknite "Yes" (Da) da bi se resetiranje dogodilo.

Također možete zaobići prozor "Upravljanje brzim koracima" za pojedine postupke brzog koraka tako da desnom tipkom miša kliknete brz korak u vrpci. Otvara se kontekstni izbornik u kojem možete uređivati, kopirati ili brisati Brzi korak.

A to su Brzi koraci. Nismo prošli kroz sve moguće radnje koje možete dodati u Quick Step jer ih ima na tone i to je prilično intuitivno sučelje kada znate kako funkcionira. Ako želite učiniti svoje iskustvo u programu Outlook učinkovitijim i manje dugotrajnim, Quick Steps su odlično mjesto za početak.